토요일 오후 여섯 자리 원데이 클래스를 준비한 도자기 공방을 떠올려 보세요. 사장님은 금요일 밤까지 흙을 반죽하고 도구를 닦아 여섯 자리를 차려 둡니다. 그런데 당일 두 손님이 연락도 없이 오지 않으면, 준비한 재료와 시간은 고스란히 손해가 되고 그 자리를 기다리던 다른 손님까지 놓친 셈이 됩니다.
이런 일이 한 달에 몇 번만 생겨도 장사가 꽤 흔들립니다. 빈자리 두 개는 그날 매출만이 아니라 다음 클래스를 기다리던 손님의 기회까지 앗아 갑니다. 사장님 입장에서는 몇 주 전에 마감된 자리라고 안내했던 손님에게도 미안해지는 일입니다.
그래서 날짜를 잡아 두고 일하는 장사에서는 예약을 확정할 때 일부를 먼저 받아 두는 경우가 많습니다. 돈을 낸 손님은 약속을 더 단단하게 여기게 되고, 사정이 생겨도 미리 연락을 주는 경우가 늘어납니다. 예약금은 손님을 의심해서가 아니라 서로의 시간을 지키는 장치라고 생각하시면 손님에게 안내하기도 한결 편해집니다.
실제로 예약금을 받기 시작한 뒤 미리 연락 없이 오지 않는 손님이 눈에 띄게 줄었다는 이야기를 상담에서 자주 듣습니다. 약속의 무게를 서로 나눠 드는 셈입니다.
출장 사진, 케이터링, 꽃 장식, 방문 수업처럼 손님 집이나 행사장으로 찾아가는 업종도 같은 고민을 합니다. 하루를 통째로 비워 두었는데 손님이 일정을 미루면 그날 다른 일감을 받을 수 없기 때문입니다. 이런 업종일수록 예약을 확정하는 순간과 일을 마치는 순간, 두 번에 나눠 받는 흐름이 자연스럽습니다.
하루를 통째로 비우는 업종일수록 날짜 하나의 무게가 크다는 점을 손님에게도 솔직하게 말씀드리는 편이 좋습니다.
예약금은 날짜를 확정하는 순간에 받는 편이 좋습니다
예약금을 받기 가장 좋은 때는 손님과 날짜를 확정하는 바로 그 순간입니다. 메시지로 예약을 받는 가게라면 날짜와 인원이 정해진 대화 끝에, 전화로 받는 가게라면 통화를 마친 직후가 좋습니다. 시간이 흐를수록 손님의 마음이 식거나 다른 일정에 밀리기 쉬워, 확정과 결제 사이의 간격이 짧을수록 예약이 단단해집니다.
확정하는 말과 결제를 요청하는 말을 한 메시지에 담아 보내면 손님도 자연스럽게 받아들입니다.
메시지 예약이 많은 가게에서는 대화 끝에 결제 주소를 붙여 보내는 방식이 자주 거론되고, 예약 화면이 있는 가게라면 예약 과정 안에 결제를 넣는 그림을 그려 보기도 합니다. 다만 사장님 가게에 어떤 방식이 열릴지는 업종과 거래 모습을 살핀 심사를 거쳐 상담과 계약에 따라 정해집니다.
미리 된다고 말씀드리지 않는 이유입니다. 결과를 기다리는 동안에는 지금 하시던 방식대로 예약금을 받으시면 됩니다. 결과가 나오면 예약 안내 문구부터 새로 다듬어 두세요.
얼마를 받을지도 미리 정해 두세요. 전체 금액의 일부를 정해진 비율로 받는 가게도 있고, 재료값만큼을 먼저 받는 가게도 있습니다. 어느 쪽이든 손님이 납득할 수 있는 이유가 있어야 안내가 편해집니다. 금액을 정했다면 예약 안내 문구에 함께 적어, 손님이 날짜를 고르기 전에 미리 알 수 있게 해 두시면 좋습니다.
예약금 금액이 너무 크면 손님이 망설이고, 너무 작으면 약속의 무게가 가벼워진다는 점도 함께 생각해 보세요. 적당한 선은 업종마다 다르니 상담에서 함께 고민해 봐도 좋습니다.
잔금은 일을 마친 그 자리에서 받는 것이 깔끔합니다
예약금을 받았다면 나머지는 일을 마친 뒤에 받게 됩니다. 클래스가 끝나 손님이 완성품을 들고 웃는 순간, 촬영을 마치고 사진 몇 장을 미리 보여 드린 순간, 케이터링 음식을 다 차려 낸 순간이 잔금을 받기 가장 좋은 때입니다.
만족한 손님은 그 자리에서 기분 좋게 결제하고, 며칠 뒤 다시 연락해 받을 일도 사라집니다. 잔금을 받으며 다음 예약을 함께 권하면 단골로 이어지는 경우도 많습니다. 손님이 만족한 표정을 보일 때가 다음 약속을 잡기에도 가장 좋은 순간입니다.
현장에서 받는 잔금이라면 들고 다니는 무선 단말기가 자주 이야기됩니다. 서류 꾸러미가 다 모이면 빠르면 그날 손에 쥐고 늦어도 다음 날이면 쓰는 흐름이며, 설치는 통화로 차근차근 안내합니다. 손님이 현장에 없는 일, 예를 들어 집을 비운 사이 정리 일을 했다면 끝난 모습을 사진으로 보내며 결제 주소를 함께 보내는 흐름도 자연스럽습니다.
어느 쪽이 열릴지는 역시 심사와 계약에서 정해집니다. 현장 단말기를 쓸 계획이라면 차 안이나 가방 속 어디에 둘지도 미리 정해 두세요.
예약금과 잔금이 서로 다른 방식으로 오간다면 장부에 두 건을 한 손님 이름 아래 묶어 적어 두세요. 예약금은 언제 어떤 방식으로, 잔금은 언제 어떤 방식으로 받았는지 한 줄씩 남기면 나중에 손님이 결제 내역을 물어 와도 금방 답할 수 있습니다.
두 번에 나눠 받은 돈이 고르신 간격대로 각각 통장에 닿는지도 함께 확인해 보세요. 장부를 손님 이름별로 정리해 두면 단골이 몇 번째 방문인지도 한눈에 보입니다.
취소 규칙은 날짜로 적어 미리 알려 두어야 다툼이 없습니다
예약금을 받는 순간부터 따라오는 질문이 있습니다. 손님이 예약을 취소하면 얼마를 돌려줄 것인가입니다. 이 규칙은 베스트페이가 정하는 것이 아니라 사장님 가게가 정하는 것이고, 미리 정해 두지 않으면 취소 때마다 손님과 말이 엇갈리기 쉽습니다.
그래서 예약금을 받기로 했다면 취소 규칙부터 먼저 만들어 두시길 권합니다. 규칙을 처음 만들 때는 지난 몇 달 동안 취소가 언제쯤 많았는지 떠올려 보시면 선을 어디에 그을지 감이 옵니다. 그 기억이 가장 좋은 출발점입니다.
규칙은 날짜로 적는 편이 분명합니다. 일주일 전까지 취소하면 전부 돌려 드리고, 사흘 전까지는 절반, 그 뒤로는 돌려 드리기 어렵다는 식입니다. 재료를 미리 사 두는 업종이라면 재료를 사는 날을 기준으로 선을 그으면 손님에게 이유를 설명하기도 쉽습니다.
규칙은 예약 안내와 결제 주소 문구에 함께 적어 두세요. 예외를 두고 싶은 경우가 있다면 그것도 미리 한 줄로 적어 두세요. 갑작스러운 질병처럼 사장님이 너그럽게 봐 드리고 싶은 경우입니다.
돌려줄 때 받았던 카드 승인을 물리는 방식이라면, 이미 통장에 닿은 금액은 이후 들어올 돈에서 그만큼 빠지게 됩니다. 이 점을 알아 두시면 취소가 난 다음 날 통장 금액이 적어 보여도 당황하지 않으십니다. 돌려준 날짜와 금액은 장부에 손님 이름과 함께 적어 두시고, 손님이 언제 돌려받느냐고 물으면 취소가 처리된 날짜를 알려 드리세요.
규칙이 분명하면 취소 연락을 받는 사장님 마음도 훨씬 가벼워집니다. 그 마음의 여유가 손님에게도 전해집니다.
예약금을 받기 시작하기 전에 챙길 것들입니다
예약금을 카드로 받으려면 먼저 결제 길을 열어야 합니다. 베스트페이는 개통하면서 개통비와 가입비를 받지 않고, 설치비와 배송비도 0원입니다. 어떤 방식이 맞을지 묻는 상담에도 값이 없습니다. 다만 손님이 카드를 쓸 때 빠지는 수수료는 업종과 열린 방식을 살핀 뒤 서명 문서에 숫자로 적히고, 해마다 붙을 수 있는 관리비나 보증보험은 계약 내용에 따라 정해지니 서명 전에 물어 두세요.
견적만 듣고 결정은 나중에 하셔도 괜찮습니다.
예약금과 잔금이 통장에 닿는 날은 카드가 승인된 그날 받는 당일정산과 하루 뒤 받는 익일정산 가운데 고르신 간격을 따릅니다. 받는 곳은 대표자 이름으로 연 사업용 계좌이고, 식구나 직원 이름 통장은 보통 쓰지 못합니다. 예약금은 일보다 먼저 들어오는 돈이니 일하는 날짜를 장부에 함께 적어 구분해 두시면 좋습니다.
예약금이 몰리는 달에는 표시된 돈의 합계를 한 번씩 세어 보세요. 그 합계가 앞으로 해야 할 일감의 크기이기도 합니다.
마지막으로 손님에게 바뀐 결제 방식을 알리는 순서도 챙기세요. 결제 길이 열린 것을 확인하고, 사장님 카드로 작은 금액을 결제했다가 취소까지 해 본 다음, 예약 안내 문구를 새로 바꿔 공지하는 순서가 안전합니다. 예약이 몰리는 주말 전에 결제가 막히는 일이 생기면 토요일과 일요일에도 통화나 문자, 카톡으로 알려 주세요.
원인을 짚는 일은 월요일 업무와 함께 시작하니, 막힌 화면과 시각을 함께 남겨 주세요. 예약이 몰리는 금요일에는 한 번 미리 눌러 두시면 좋습니다.
예약금을 받기 전에 정해 둘 것들이에요
날짜를 확정하는 순간 받을 금액과 그 이유를 정해 둡니다
취소 규칙은 날짜로 적어 예약 안내에 함께 넣어 둡니다
예약금과 잔금은 한 손님 이름 아래 묶어 장부에 적습니다
어떤 방식이 열릴지는 업종 심사를 거쳐 상담과 계약에 따라 정해집니다
비대면 카드결제 예약금, 자주 물어보시는 질문입니다
비대면 카드결제로 예약금을 받을 수 있나요?
클래스 자리값이든 촬영 계약금이든 카드로 받을 길을 함께 찾아봅니다. 다만 공방인지 스튜디오인지와 거래 모습을 심사가 본 뒤 열릴 방식이 계약에서 정해집니다.
메시지로 예약을 받는 가게라면 날짜가 정해진 대화 끝에 결제 주소를 붙여 보내는 방식이 자주 거론되고, 예약 화면이 있는 가게라면 예약 과정 안에 결제를 넣는 그림을 그려 보기도 합니다. 미리 된다고 말씀드리지 않는 것은 같은 이름의 방식이라도 업종과 거래 모습에 따라 열리는 범위가 다르기 때문입니다. 예약을 어디서 받는지, 한 번에 얼마를 받는지 들려주시면 후보를 좁혀 드립니다. 열린 방식은 서명 문서에 적혀 기준이 됩니다. 예약을 받는 곳이 여러 군데라면 그것도 함께 알려 주세요.
예약금은 언제 받는 게 좋을까요?
손님과 날짜를 확정하는 바로 그 순간이 가장 좋습니다.
메시지 예약이라면 날짜와 인원이 정해진 대화 끝에, 전화 예약이라면 통화를 마친 직후가 좋습니다. 시간이 흐를수록 손님의 마음이 식거나 다른 일정에 밀리기 쉬워, 확정과 결제 사이의 간격이 짧을수록 예약이 단단해집니다. 얼마를 받을지도 미리 정해 예약 안내 문구에 적어 두세요. 전체 금액의 일부를 받는 가게도 있고 재료값만큼을 먼저 받는 가게도 있으니, 손님이 납득할 이유가 있는 쪽을 고르시면 안내가 편해집니다. 확정하는 말과 결제를 요청하는 말을 한 메시지에 담아 보내면 손님도 자연스럽게 받아들입니다. 금액이 너무 크면 손님이 망설인다는 점도 함께 생각해 보세요.
잔금은 어떤 방식으로 받는 게 편한가요?
일을 마친 그 자리에서 받는 것이 깔끔합니다. 손님이 함께 있다면 들고 다니는 단말기가 자주 이야기됩니다.
클래스가 끝나 완성품을 든 순간, 촬영을 마치고 사진을 미리 보여 드린 순간처럼 손님이 만족한 때가 잔금을 받기 좋습니다. 무선 단말기는 서류가 다 모이면 빠르면 그날, 늦어도 이튿날 쓰는 흐름이고 설치는 통화로 안내합니다. 손님이 현장에 없는 일이라면 끝난 모습을 사진으로 보내며 결제 주소를 함께 보내는 흐름도 자연스럽습니다. 어느 쪽이 열릴지는 심사와 계약에서 정해지니, 상담에서 일이 끝나는 장면을 들려주세요. 잔금을 받으며 다음 예약을 권하면 단골로 이어지기도 합니다.
예약 취소 때 얼마를 돌려줘야 하나요?
그 규칙은 사장님 가게가 정하는 것입니다. 날짜로 적어 예약 안내에 미리 넣어 두시길 권합니다.
일주일 전까지는 전부, 사흘 전까지는 절반, 그 뒤로는 돌려 드리기 어렵다는 식으로 날짜에 선을 그어 두면 손님과 말이 엇갈리지 않습니다. 재료를 미리 사 두는 업종이라면 재료를 사는 날을 기준으로 선을 그으면 이유를 설명하기도 쉽습니다. 규칙은 예약 안내뿐 아니라 결제 주소와 함께 보내는 문구에도 적어 두세요. 규칙을 정하기 어렵다면 같은 업종 가게들이 예약 안내에 어떻게 적는지 몇 곳 둘러보시는 것도 도움이 됩니다. 갑작스러운 질병처럼 너그럽게 봐 드리고 싶은 예외가 있다면 그것도 한 줄로 적어 두세요.
예약금을 돌려주면 통장에서는 어떻게 빠지나요?
받았던 카드 승인을 물리는 방식이라면 이후 들어올 돈에서 그만큼 빠지게 됩니다.
그래서 취소가 난 다음 날 통장 금액이 평소보다 적어 보일 수 있으니 미리 알아 두시면 당황하지 않으십니다. 돌려준 날짜와 금액은 장부에 손님 이름과 함께 적어 두세요. 손님이 언제 돌려받느냐고 물으면 사장님 쪽 결제 내역에서 취소가 처리된 날짜를 알려 드리고, 카드사 쪽 반영은 기다려 달라고 안내해 주시면 됩니다. 여러 건을 물렸거나 일부만 돌려준 달에는 셈이 복잡해지니, 헷갈리면 내역 화면을 찍어 보내 주세요. 그 달 장부에 돌려준 몫을 빨간 글씨로 적어 두면 한눈에 보입니다. 물은 건이 많은 달일수록 더 그렇습니다.
예약금을 받는다고 손님이 불편해하지 않을까요?
서로의 시간을 지키는 장치라는 점을 함께 안내하면 대개 납득하십니다.
예약금은 손님을 의심해서 받는 돈이 아니라, 준비한 재료와 비워 둔 시간을 지키기 위한 약속이라는 점을 짧게 적어 두세요. 얼마를 왜 받는지, 취소하면 어떻게 되는지를 예약 전에 미리 알 수 있게 하면 손님도 마음 편히 날짜를 고릅니다. 결제 주소를 보낼 때는 가게 이름과 날짜, 인원, 금액을 한 줄로 함께 적으면 낯선 주소를 의심하는 일도 줄어듭니다. 단골에게는 바뀐 방식을 한 번 더 말로 알려 드리면 좋습니다. 실제로 예약금을 받기 시작한 뒤 연락 없이 오지 않는 손님이 줄었다는 이야기를 자주 듣습니다.
예약금을 받기 시작하려면 무엇부터 하나요?
첫걸음은 통화 한 번입니다. 예약을 어디서 받는지 들려주시면 문을 여는 값 없이 후보부터 좁혀 드립니다.
예약을 어디서 받는지, 잔금은 어떻게 받는지 들려주시면 맞는 방식의 후보를 좁히고, 업종 심사를 거쳐 무엇이 열릴지 정해집니다. 열린 것을 확인하면 사장님 카드로 작은 금액을 결제했다가 취소까지 해 보시고, 취소 규칙과 금액을 담은 예약 안내 문구를 새로 정리한 뒤 공지하세요. 대금은 당일정산과 익일정산 가운데 고르신 간격으로 대표자 이름의 사업용 계좌에 닿습니다. 결제가 막히는 일은 주말에도 통화나 문자, 카톡으로 알려 주세요. 견적만 듣고 결정은 나중에 하셔도 괜찮습니다.
네, 전자담배 업종을 제외하면 롯데카드도 결제할 수 있습니다. 일반 매장과 온라인 판매를 운영하시는 경우에는 롯데카드를 사용하는 손님도 결제를 받으실 수 있습니다. 예전에 롯데카드가 모두 제외된다는 안내를 보셨다면 업종별 범위를 구분해 주세요. 전자담배 업종에는 롯데카드 제외 기준이 적용되므로, 판매하시는 상품과 운영 형태를 상담 때 함께 알려 주시면 됩니다.
매장 카드단말기와 온라인 PG 가운데 어떤 방식을 쓰시는지 말씀해 주시면 필요한 결제수단과 신청 절차를 함께 정리해 드립니다. 이미 결제를 운영 중이라면 사용 중인 단말기나 결제창도 알려 주세요. 수수료와 정산 조건, 가입 심사는 카드 지원 여부와 별도로 확인하며, 구체적인 이용 조건은 신청 내용을 검토한 뒤 계약으로 확정합니다.
